IRM

MANAJEMEN SUMBER INFORMASI

PENDAHULUAN


Informasi yang semakin deras mengalir membuat setiap informasi harus diatur dengan baik agar tidak berantakan dan tercecer, termasuk dengan sumber informasi yang masuk ke dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Manajemen berbagai sumber informasi dapat dilakukan dengan bantuan alat elektronik berupa komputer. Dalam pembahasan ini akan dibahas bagaimana mengatur berbagai sumber informasi.

PEMBAHASAN
1 – Berbagai Pandangan Tentang IRM
Tiwi(2008) “penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer.”
IRM (Information Resources Manajemen) adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.
Jika ingin menerapkan IRM maka harus ada tiga unsur, yaitu CIO bagian computer melaporkan kepada pimpinan, lalu CIO turut ambil bagian dalam menyusun rencana untuk organisasi kemudian rencana jangka panjang itu dibuat untuk kebutuhan informasi. Tipe-tipe dari sumber informasi, yaitu Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware. Hubungan dengan CBIS adalah untuk memberi dukungan kpd manajer utuk mengontrol area operasinya. Terdapat pendekatan perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources) atau SPIR. Hasil dari SPIR adalah suatu rencana yang mengidentifikasi kebutuhan sumber daya informasi bagi tiap subsistem CBIS untuk periode yang tercakup dalam jangka waktu perencaaan strategis.
Tipe-tipe dari sumber informasi :
Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware.
2 – Informasi sebagai sumber strategis

• Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.
Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.
• Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :
- Informasi yang menerangkan kebutuhan produk
- Informasi yang menerangkan penggunaan produk
- Informasi yang menerangkan kepuasan produk
Keuntungan kompetitif dicapai apabila :
- Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen
- Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya
- Pentingnya efisiensi operasi internal
IOS (Interorganizational Information System)
- IOS merupakan sistem informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan
- IOS fasilitator bertugas : menunjukkan para peserta bahwa dengan bekerja dalam sistem tsb mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif.
CIO (Chief Information Officer)
- Kepala bagian Informasi turut berperan dalam pembuatan keputusan penting dalam perusahaan & memberi laporan langsung ke eksekutif.
- Sebutan lain dari CIO : Direktur SIM, Vice President SIM
Tugas CIO :
- Mempelajari bisnis & teknologinya
- Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen
- Fokus memperbaiki proses bisnis dasar
- Memperkirakan biaya sistem informasi dalam bisnis
- Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpecaya.

3 – Perencanaan Strategis Untuk Sumber-Sumber Informasi
Perencanaan Strategis Untuk Sumber-Sumber Informasi

Jika informasi akan digunakan sebagai untuk mendapatkan keuntungan kompetitif.ada tiga tahap yaitu :
1. ERA PRA-PERENCANAAN IS STRATEGIS
Yaitu perencanaan sumber informasi yang pertama dilakukan oleh manjer dari unit pelayanaan informasi.
2. ERA SPIR AWAL
Yaitu melakukan pedekataan atau cara top-down terhadap perencanaan dengan menyari bahwa langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi.
3. ERA MODERN
Yaitu mengunakan sumber –sumber informasinya,namun status sumber-sumber tersebut juga mempengaruhi rencana strategis dari keseluruhan organisasi.

4 – Manajemen dan Strategis End User Computing
Manajemen dan Strategi End User Computing
Tugas perusahan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan End User Computing yang memberikan fleksibitas kepada pemakai untuk melakukan inovasi dalam pengunaan computer.namun juga harus menentapkan kotrol untuk memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.

Perencanaan manajemen puncak dari suatu perusahaan yang akan menetapkan penggunaan komputerisasi yang akan berguna untuk mengetahui penciptaan sumber informasi dan pengelolaannya Information resources management (IRM), jika perusahaan akan menerapkan IRM maka harus ada tiga unsur, yaitu :
Eksekutif puncak bagian komputer melaporkan secara langsung kepada pimpinan yang disebut Chief Information Officer (CIO).
CIO turut ambil bagian dengan Eksekutif lain dalam menyusun rencana jangka panjang untuk organisasi.
Rencana jangka panjang harus dibuat agar kebutuhan informasi dapat memberi kepuasan pelayanan melalui komputerisasi personal.

Definisi

IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.

Tipe-tipe dari sumber informasi :

Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware.

Keamanan Dan Kontol Sistem Informasi

Keamanan Sistem
Keamanan Sistem mengacu pada perlindungan terhadap semua sumber daya informasi perusahaan dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.
Tujuan-tujuan Keamanan ; dimaksudkan untuk mencapai 3 tujuan utama , yaitu :
1. Kerahasiaan, perusahaan berusaha melindungi data dan informasi dari orang-orang yang tidak berhak.
2. Ketersediaan, tujuan CBIS adalah menyediakan data dan informasi bagi mereka yang berwenang untuk menggunakannya.
3. Integritas, semua subsistem CBIS harus menyediakan gambaran akurat dari sistem fisik yang diwakilinya.

A. TUJUAN KONTROL
untuk memastikan bahwa CBIS telah diimplementasikan seperti yang direncanakan, system beroperasi seperti yang dikehendaki, dan operasi tetap dalam keadaan aman dari penyalahgunaan atau gangguan.
B. TUGAS KONTROL CBIS
Metode Untuk Mendapatkan dan Memelihara Kontrol CBIS Manajemen dapat melakukan kontrol langsung
Manajemen mengontrol CBIS secara tidak langsung dengan terus menerus melalui CIO.
Manajemen mengontrol CBIS secara tidak langsung berkenaan dengan proyeknya melalui pihak ketiga
AREA PENGONTROLAN CBIS
KONTROL PROSES PENGEMBANGAN
Untuk memastikan bahwa CBIS yg diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan pemakai atau berjalan sesuai rencana harus menjalani tahapan/fase yang antara lain :
Fase Perencanaan
Mendefinisikan tujuan dan kendala
Fase Analisis & Disain> Mengidentifikasi kebutuhan informasi
> Menentukan kriteria penampilan
> Menyusun disain dan standar operasi CBIS
Fase Implementasi> Mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima
> Memastikan apakah memenuhi criteria penampilan
> Menetapkan prosedur utk memelihara CBIS
Fase Operasi & Kontrol> Mengontrol CBIS selagi berevolusi selama fase SLC
> Memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan
KONTROL DISAIN SISTEM

Kontrol tidak boleh diterapkan jika biayanya lebih besar dari manfaatnya. Nilai atau manfaat adalah tingkat pengurangan resiko.
Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup system, Analis System, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam disain system. Selama fase implementasi, programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system. Disain system dikontrol dengan cara menggabungkan kontrol software menjadi lima bagian pokok, yaitu :
I. Permulaan Transaksi (Transaction Origination)
Tahap-tahap yang harus dilakukan pada permulaan transaksi :
Permulaan Dokumentasi Sumber > Perancangan dokumentasi
> Pemerolehan dokumentasi
> Kepastian keamanan dokumen
Kewenangan > Bagaimana entry data akan dibuat menjadi dokumen dan oleh siapa
Pembuatan Input Komputer > Mengidentifikasi record input yang salah dan memastikan semua data input
diproses
Penanganan Kesalahan > Mengoreksi kesalahan yang telah dideteksi dan menggabungkan record yg telah dikoreksi ke record entry
Penyimpanan Dokumen Sumber > Menentukan bagaimana dokumen akan disimpan dan dalam kondisi
bagaimana dapat dikeluarkan
II. Entri Transaksi
Entri transaksi mengubah data dokumen sumber menjadi bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Kontrol ini berusaha untuk menjaga keakuratan data yang akan ditransmisikan ke jaringan komunikasi atau yang akan dimasukkan secara langsung ke dalam komputer. Area kontrolnya meliputi atas :
Entri Data
> Kontrol dalam bentuk prosedur tertulis dan dalam bentuk peralatan inputnya sendiri. Dapat dilakukan dengan proses offline/online
Verifikasi Data
> Key Verification (Verifikasi Pemasukan)
Data dimasukkan ke sistem sebanyak 2 kali
> Sight Verification (Verifikasi Penglihatan)
Melihat pada layar sebelum memasukkan data ke system
Penanganan Kesalahan
> Merotasi record yang telah dideteksi ke permulaan transaksi untuk pengoreksian
Penyeimbangan Batch
> Mengakumulasikan total setiap batch untuk dibandingkan dengan total yang sama yang dibuat selama permulaan transaksi
III. Komunikasi Data
Tanggungjawab manajer jaringan dengan menggabungkan ukuran keamanan ke dalam sistem dan memonitor penampilan untuk memastikan keamanan telah dilakukan dgn baik
Komputer yang ada dalam jaringan memberikan peluang risiko keamanan yang lebih besar dari pada komputer yang ada di dalam suatu ruangan. Area kontrol ini terdiri dari :
Kontrol Pengiriman Data
Kontrol Channel Komunikasi
Kontrol Penerimaan Pesan
Rencana Pengamanan Datacom Secara Keseluruhan
IV. Pemrosesan Komputer
Pada umumnya semua elemen kontrol pada disain system selalu dikaitkan dengan pemasukan data ke dalam komputer. Area kontrol pada pemrosesan komputer terdiri dari :
Penanganan Data
Penanganan Kesalahan
Database dan Perpustakaan Software
Sebagian besar kontrol database dapat diperoleh melalui penggunaan Sistem Manajemen Database (Database Management System/DBMS)
Tingkat keamanan dalam DBMS terdiri dari :
Kata kunci (Password)
Direktori pemakai (User Directory)
Direktori elemen data (Field Directory)
Enkripsi (Encryption)
V. Output Komputer
Komponen subsistem ini bertanggung jawab untuk mengirimkan produk (output) kepada pemakai (user). Yang termasuk dalam area ini adalah :
Distribusi
> Kontrol pada distribusi laporan berusaha untuk memastikan ketepatan orang yang menerima output.
Penyeimbangan Departemen Pemakai
> Bila departemen pemakai menerima output dari komputer, maka keseluruhan kontrol dari output dibandingkan dengan total yang sama yang telah ditetapkan pada waktu pertama kali data input dibuat.
Penanganan Kesalahan
Kelompok kontrol tertentu dapat ditetapkan didalam area pemakai dengan menjalankan prosedur formal untuk mengoreksi kesalahan.
Penyimpangan Record
> Tujuan komponen kontrol yang terakhir ini adalah untuk memelihara keamanan yang tepat terhadap output komputer dan untuk mengontrol penyelesaian yang sia-sia.
Penyeimbangan Operasi Komputer
> Kontrol ini memungkinkan pelayanan informasi untuk memverifikasi bahwa semua batch dan transaksi yang diterima dari departemen pemakai telah diproses.

KONTROL PENGOPERASIAN SISTEM

Kontrol pengoperasian sistem dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan keamanan. Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi lima area :

1.      Struktur organisasi

Staff pelayanan informasi di organisir menurut bidang spesialisasi. Analis programmer dan personel operasi biasanya dipisahkan dan hanya mengembangkan keterampilan yang diperlukan untuk area pekerjaannya sendiri.

Penjadwalan menetapkan jadwal produksi untuk semua aktivitas operasi, personil entri data mengubah data input menjadi bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Operator komputer melakukan setup komputer yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan personil bagian kontrol input dan output menetapkan kontrol pada point dimana kerja batch memasukkan dan mengeluarkan sistem. Personel bagian kontrol produksi memastikan bahwa pekerjaan yang berjalan telah sesuai dengan jadwal.

Penjadwalan membuat jadwal harian sampai mingguan secara maju dan memberikan jadwal tersebut kepada bagian kontrol produksi setiap hari. Bagian kontrol produksi mempunyai tanggung jawab untuk mengkoordinasikan jadwal tersebut dalam operasi komputer. Penjadwalan terpisah dari kontrol produksi ini membuatnya sulit untuk menjalankan program yang tak mendapat persetujuan atau membuat perubahan terhadap database yang tak resmi. Dalam lingkungan online, kontrol yang diberikan oleh penjadwal harus diperoleh dengan memadukan kontrol jaringan dan kontrol database yang telah dijelaskan sebelumnya.

2.      Kontrol perpustakaan

Perpustakaan komputer adalah sama dengan perpustakaan buku, dimana didalamnya ada pustakawan, pengumpulan media, area tempat penyimpanan media, dan prosedur untuk menggunkan media tersebut.

Kebanyakan media komputer terdiri atas kumparan tape magnetis, sedangkan media lain bisa meliputi kaset, disket dan stack disk yang dapat dikeluarkan. Yang boleh mengakses perpustakaan media hanyalah pustakawan. Kopi duplikat file dan program harus dipelihara, walaupun ia tidak berada di dalam perpustakaan. Harus ada lokasi lain dalam area komputer yang digunakan sebagai pembendung dari bencana atau dari kerusakan.

3.      Pemeliharaan peralatan

Bila perusahaan menyewa mainframe atau mikrokomputer atau membelinya dengan perjanjian pemeliharaan, maka tanggung jawab untuk menjaga peralatan tersebut agar berjalan dengan baik adalah tanggung jawab dari pemasok atau perusahaan yang mengeluarkan peralatan tersebut. Orang yang tugasnya memperbaiki komputer, yang disebut costumer engineer (CE) atau field engineer (FE) atau teknisi lapangan, menjalankan pemeliharaan yang terjadwal maupun yang tak terjadwal. Pemeliharaan yang tak terjadwal dilakukan pada waktu komputer mengalami masalah, yang disebut pemeliharaan preventif (PM), dimaksudkan untuk mencegah masalah yang muncul.

Manajer operasi komputer memonitor penampilan komputer untuk memastikan bahwa waktu istirahatnya (downtime) tidak terlalu panjang. Downtime adalah jangka waktu ketika komputer tidak dapat dijalankan karena sesuatu hal. Manajer memonitor penampilan dengan cara mengamati aktivitas dalam area operasi, berbicara dengan personel operasi dan FE, serta menerima laporan mengenai penampilan sistem.

4.      Perencanaan atas bencana

Perusahaan yang membangun kontrol pengoperasian dalam tiap area tersebut diatas dapat memperoleh tingkat keamanan yang tinggi, namun disaster (bencana) mungkin saja akan tetap terjadi. Sebagai contoh, api yang menjalar dibagian lain dalam gedung dapat saja menghancurkan terminal, tape program dapat terhapus karena kesalahan, dan perusahaan yang memasok form kertas dapat juga merusak sistem. Manajemen harus mengantisipasi dan merencanakan kemungkinan yang tak terlihat tersebut dengan cara membuat disaster plan (perencanaan atas bencana). Rencana atas bencana yang dibuat perusahaan tersebut dapat terdiri atas beberapa rencana per bagian yang secara terpisah menangani keadaan darurat, backup, record penting, dan recovery.

Rencana keadaan darurat.  Rencana keadaan darurat (emergency plan) tidak dimaksudkan untuk mencegah bencana namun untuk meminimalkan pengaruhnya. Prioritas utamanya adalah keselamatan tenaga kerja perusahaan. Strategi yang efektif dapat dilakukan dengan memasang alarm, dengan latihan evakuasi, dan melindungi mesin-mesin dengan penutup atau dengan sistem anti kebakaran.

Rencana backup. Rencana backup (backup plan) menjelaskan bagaimana perusahaan dapat melanjutkan operasinya dari ketika terjadi bencana sampai ia kembali beroperasi secara normal. Bila hanya sedikit bagian sistem yang mengalami degradasi dan waktunya singkat, maka peralatan backup bisa ditempatkan di tempat tersebut.

Cara yang mungkin jarang dilakukan adalah dengan membuat kerjasama dengan perusahaan lain yang menggunakan jenis peralatan yang sama. Bila komputer di perusahaan A tidak dapat digunakan, maka ia menggunakan komputer di perusahaan B, demikian pula sebaliknya.

Cara yang lain adalah dengan menghubungi biro pelayanan backup komersial, yang bisa memberikan pelayanan fasilitas komputer lengkap dengan cara berlangganan. Perjanjian seperti asuransi, yaitu perusahaan membayar sejumlah uang tertentu untuk dapat mempunyai hak penggunaan fasilitas jika nantinya ia memerlukannya.

Cara lain dari hot site ini adalah bahwa perusahaan diminta membangun fasilitas komputer backupnya sendiri yang meliputi segala sesuatu kecuali komputer. Kemudian, jika terjadi bencana maka komputer didapatkan dari pemasok. Istilah cold site atau empty shell digunakan untuk menjelaskan jenis fasilitas ini.

Rencana record penting. Rencana lain yang ada kaitannya dengan rencana backup adalah rencana record penting (vital-record plan). Rencana ini mengidentifikasi file data penting dan menentukan tempat penyimpanan kopi duplikat. Lokasi penyimpan harus jauh dari tempat instalasi komputer.

Rencana recovery. Rencana recovery (recovery plan) melengkapi rencana backup dan rencana record penting dengan cara menentukan bagaimana sumber-sumber CBIS dapat disusun kembali. Rencana recovery ini mengidentifikasi sumber-sumber peralatan pengganti, fasilitas komunikasi, dan pasokan-pasokan.

sumber: buku Tinggkat II gunadarma