Sistem Informasi Akuntansi

1.      MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

          

  Proses bisnis (business process) adalah urutan aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan serta menjual barang dan jasa.

Para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi. Siklus transaksi (transaction cycles) merupakan pengelompokan kejadian-kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Sedangkan kejadian (events) adalah aktifitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu.

Terdapat tiga siklus transaksi utama:

1.      Siklus pemerolehan/pembelian adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa.

2.      Siklus konversi adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa

3.      Siklus pendapatan adalah proses menyediakan barang atau jasa untuk para pelanggan dan menagih uangnnya.

Sistem informasi akutansi SIA dapat dipandang sebagai bagian dari SIM organisasi atau sistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemen adalah sistem yang menangkap data tentang suatu organisasi, menyimpan dan memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen. SIM menyediakan informasi untuk fungsi fungsi seperti produksi, pemasaran, sumber daya manusia serta akutansi dan keuangan.

SIA dalam hal empat dimensi: 1.Lingkup SIA 2.Pemakaian informasi yang disediakan oleh SIA 3.Karakteristik peranti lunak akutansi  dan 4.Peran akuntan dalam kaitannya dengan SIA. Berikut penjelasannya.

Lingkup sistem informasi akuntansi

Sistem informasi akuntansi adalah suatu subsistem dari sim yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengelolahan rutin atas transaksi akuntansi. SIA menelusuri sejumlah besar informasi mengenai pesanan penjualan, penjualan barang, pembayaran gaji dan jam kerja.

Penggunaan sistem informasi akuntansi

Pada bagian ini menjelaskan apa yang dikerjakan oleh SIA dan memberikan 5 macam penggunaan informasi akuntansi.

1.      Membuat laporan eksternal

Perusahaan menggunakan SIA untuk menghasilkan laporan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah dan yang lain.

Laporan nya berupa laporan keuangan , SPT pajak dan laporan yang diperlukan oleh badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industri perbankan dan utulitas.

2.      Mendukung aktivitas rutin

Para manajer memerlukan satu sistme informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu. Contohnya menerima pesanan pelanggan, dan menagih kas kepelanggan, teknologi lain sperti scanner untuk memindai kode produk, menigkatkan efisiensi dari proses bisnis.

3.      Mendukung pengambilan keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi. Contoh nya antara lain mengetahui produk produk yang penjualan nya  bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian.

4.      Perencanaan dan pengendalian

Sistem informasi diperlukan untuk aktifitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual.

5.      Menerapkan pengendalian internal

Pengendalian internal mencangkup kebijakan-kebijakan, prosedur prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Contoh nya suatu sistem informasi dapat menggunakan kata sandi password untuk mencegah individu lain memiliki akses keformat data entri dan laporan yang tidak diperlukan untuk menjalankan pekerjaan mereka.

Aplikasi dan peranti lunak akuntansi

Peranti lunak pengolah kata (word processing) dan lembar kerja elektronik (electronic spreadsheet) adalah contoh aplikasi yang digunakan dalam SIA. Aplikasi akuntansi menyediakan informasi yang diperlukan untuk kelima penggunaan yang disebutkan dibagian sebelumnya. Interaksi antara sistem informasi akuntansi dan seorang pengguna terutama terdiri atas: pencatatan kejadian sering klai menggunakan formulir dilayar monitor, pengentrian informasi tentang pemasok pelanggan karyawan dan produk, pencetakan dokumen seperti pesanan pembelian dan faktur penjualan, pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk suatu maksud.

Peran akuntan dalam hubungannya dengan SIA

Seorang mahasiswa yang masuk bidang akuntansi perlu memahami SIA agar nantinya dapat bekerja dengan berbagai macam peran. Terdapat empat peran dimana akuntan menggunakan teknologi informasi sebagai: pengguna, manajer, konsultan dan evaluator, dan penyedia jasa akuntansi dan perpajakan. Berikut adalah penejelasannya:

1.      Akuntan sebagai pengguna

Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan sistem akuntansi untuk semua fungsi seperti menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin dan lain-lain.

2.      Akuntan sebagai manajer

Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untul membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuan nya.

Direktur keuangan dan kontroler adalah anggota-anggota penting dari tim perencanaan strategis dalam suatu organisasi. Oleh karena para akuntan memahami isi dari laporan laporan yang dihasilkan oleh SIA, mereka dapat menginterprestasikan laporan yang disusun untuk berbagai jenis pengguna.

3.      Akuntan sebagai konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi dibanyak bidang, termasuk sistem informasi, perencanaan keuangan peorangan, akuntansi internasional, akuntansi lingkungan dan akuntansi forensik.

Konsultan-konsultan akuntanis telah merespon tantangan ini dengan mengkhususkan diri dalam industri tertentu, mengkhususkan diri dalam peranti lunak akutansi dari satu atau dua pemasok, dan memfokuskan diri mereka atau staf mereka menjadi konsultan penuh waktu.

4.      Akuntan sebagai eveluator

Akuntan menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akuntansi. Disini akan dilihat akuntan sebagai seorang auditor internal, auditor eksternal dan penyedia jasa assurance.

-Auditor internal, yaitu mengevaluasi berbagai unit didalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misinya secara efisiens dan efektif. Contoh nya mereka akan menilai seberapa baik departemen jasa komputer merespon kebutuhan dari pengguna atau mengetahui apakan retur penjualan pelanggan selalu dipertanggung jawabkan dengan tepat.

-Auditor eksternal, Perusahaan membayar kantor akuntan publik untuk mengaudit laporan keuangan mereka untuk memenuhi ketentuan hukum dan untuk menambahkan kredibilitas atas laporan keuangan mereka. Dalam proses audit laporan keuangan, auditor harus mengevaluasi keandalan dari sistem informasi yang digunakan untuk menyusun laporan keuangan.

-Peran evaluatif  laiinya, para akuntan memperluas peran mereka sebagai evaluator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance. Contohnya sebuah kantor akuntan mungkin memberikan keyakinan kepada pemberi pinjaman bahwa perusahaan tidak melanggar bagian mana pun dari perjanjian pinjaman yang biasanya kompleks.

5.      Akuntan sebagai penyedia jasa akuntansi dan perpajakan

       Para pengguna, manajer, konsultan, pendesain, evaluator dan penyedia jasa telah ada diprofesi akuntansi dalam jangka waktu yang sangat lama. Sebgaimana telah dijelaskan sebelumnya, perbaikan didalam sistem informasi akuntansi dan teknologi telah mempengaruhi sifat dari peran-peran ini. Para akuntan harus selalu mengikuti perkembangan teknologi informasi jika mereka ingin menambahkan nilai pada peran-peran mereka. Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untuk klien-klien mereka.

   

2.      PROSES BISNIS DAN DATA SIA

Sistem akuntansi bersifat kompleks, dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi SIA. Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi, melakukan wawancara, dan mengamati transaksi-transaksi untuk memahami sistem akuntansi klien.

Proses bisnis dapat menjadi 3 siklus transaksi utama:

1.     Siklus perolehan/pembelian, yaitu mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.

2.     Siklus konversi, yaitu mengacu pada proses mungubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.

3.     Siklus pendapatan, yaitu mengacupada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan.

3.      PROSES KEJADIAN BISNIS

Proses bisnis merupakan sekumpulan aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama:

1.      Siklus pemerolehan mengacu pada proses pembelian barang dan jasa

2.      Siklus konversi mengacu pada proses mengubah sumber daya menjadi barang dan jasa

3.      Siklus pendapatan mengacu pada menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan

·   4.     PENGIDENTIFIKASIAN KEJADIAN DALAM PROSES BISNIS

Akuntansi pada dasarnya adalah suatu sistem informasi, dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi beroperasi.

 PEDOMAN AN MENGAKUI KEJADIAN

Pedoman 1: Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.

Pedoman 2: Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal

Pedoman 3: Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal lainnya.

Pedoman 4: Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi seseorang di luar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternatif, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan

Pedoman 5: Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat uumum dari kejadian itu. 

·          PENGORGANISASIAN DATA DALAM SIA

SIA merekam data tentang berbagai kejadin yang dibahas di bagian sebelumnya, termasuk termasuk perjanjian dengan para pelanggan barang atau jasa yang disediakan kepada pelanggan, jumlah terutang dari para pelanggan, dan pembayaran oleh para pelanggan.

·         SISTEM MANUAL UNTUK SIKLUS PENDAPATAN DAN BUKU BESAR

Kejadian yang mempengaruhi buku besar terdiri dari menerima dan mencatat Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Pesanan penjualan, slip pemesanan, dan faktur adalah contoh-contoh dokumen sumber. Buku besar piutang usaha diorganisasi berdasarkan pelanggan. Semua penjualan dan penagihan kas untuk pelanggan tertentu dipindahkan ke suatu halaman yang dipelihara untuk pelanggan itu untuk menelusuri berapa saldo yang sudah jatuh tempo.

·         ARSIP DALAM SIA YANG TERKOMPUTERISASI

Bagian sebelumnya menekankan pada pencatatan kejadian secara manual. Arus dasar informasi yang dijelaskan sebelumnya dapat juga dilihat pada SIA yang terkomputerisasi. Entitas dapat berupa pelanggan, karyawan, persediaan, pesanan, faktur atau hal lain yang perlu di perhatikan dalam sistem informasi.

·         JENIS-JENIS FILE DAN DATA

Dua jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi. Seorang akuntan, baik dalam peran sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui informasi apa yang disimpan dan bagaimana pengorganisasiannya. Dalam mempelajari SIA, seseorang perlu memperhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu

1.      File Induk

File induk mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

ü  File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa. Contohnya mencakup

-          File persediaan

-          File pelanggan

-          File karyawan

ü  File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.

ü  Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

SIA biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas: barang dan jasa agen-agen eksternal, dan agen-agen internal. Untuk setiap jenis master record, akan dibedakan antara data acuan dan data ringkasan.

1.      Barang/jasa barang dan jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi.

2.      Agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang berada diluar perusahaan

3.      Agen internal adalah orang-orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian didalam suatu proses bisnis.

-          Data acuan dalam file induk menguraikan agen-agen internal ini (mislanya, nama tenaga penjual, dan tanggal masuk pegawai tersebut).

-          Meskipun mingkun kurang umum untuk entitas jenis ini, field ringkasan bisa bermanfaat dalam file agen intrenal

·         FILE TRANSAKSI

Jenis file data kedua yang juga penting adalah file transaksi. File transaksi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

ü  File transaksi menyimpan data tentang kejadian

ü  File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi

ü  File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga

ü  Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan pemerolehan

·          HUBUNGAN ANTARA FILE TRANSAKSI DAN FILE INDUK

Empat file bekerja sama untuk mencatat informasi tentang suatu pesanan sebagai berikut:

1.      File pesanan memberikan tanggal suatu pesanan

2.      Untuk mempelajari bagaimana pelanggan membuat pesanan

3.      Untuk membantu barang apa yang dipesan

4.      Untuk memperoleh nama penulis, judul, dan harga buku yang dipesan

·         MANFAAT PEMISAHAN INFORMASI KE DALAM RECORD INDUK DAN TRANSAKSI

Meskipun pengorganisasian data itu terlihat kompleks, pada kenyataannya, efisien ketika ada banyak pesanan yang harus dicatat. Ketika mencatat perincian pesanan dalam file perincian pesanan, pesanan, petugas pencatat pesanan hanya perlu memasukkan isbn dan kuantitas yang diinginkan.

FlowChart , DFD , ERD Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Coklat

FLOWCHART

Flowchart atau diagram alir merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan aliran algoritma atau proses yang menampilkan langkah-langkah yang disimbolkan dalam bentuk kotak, beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah. Diagram ini bisa memberi solusi selangkah demi selangkah untuk penyelesaian masalah yang ada di dalam proses atau algoritma tersebut.

Penjelasan:
Dimulai dari titik awal proses produksi item setiap jenis coklat lalu pemprosesan membeli. Ada 2 proses pembelian yaitu proses pembelian secara online dan tunai. Produk di pajang di toko dan di web kemudian ke tahap pembuatan keputusan apakah stock tersedia? Jika tidak maka kembali ke proses produksi item setiap jenis coklat, jika ya maka proses stock penjualan, ada 2 jenis konsumen yaitu konsumen tunai dan konsumen online. Proses stock penjualan konsumen online melalui konfirmasi kekonsumen online jika stock barang tersedia kemudian konsumen transfer pembayaran+ongkir lalu tahap pengambilan keputusan jika uang di terima maka barang dikirim, jika uang belum diterima maka kembali ke proses konfirmasi kekonsumen. Kemudian jika proses stock penjualan tunai jika stock barang ada kemudian proses pembayaran setelah itu finish.

Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

Dfd penjualan coklat level 0

Penjelasan:
Didalam DFD diatas dijelaskan Supplier sebagai entitas eksternal melakukan proses dimana data masuk menuju sistem informasi penjualan coklat sebagai komponen utama dengan memasukan data bahan baku dan data pembelian bahan baku. Lalu dari sistem memberikan bukti pembayaran bahan baku. Konsumen online sebagai entitas eksternal melalui proses dimana data menuju sistem informasi penjualan coklat sebagai kompenen utama dengan memasukan data pemesanan barang, dan data konsumen online.lalu dari sistem memberikan nota pembayaran konsumen online. Konsumen tunai sebagai entitas eksternal melalui proses dimana data menuju sistem informasi penjualan coklat sebagai komponen utama dengan memasukan data pembelian dan dari sistem memberikan nota pembayaran.  Owner sebagai entitas eksternal merupakan proses dimana data masuk menuju sisterm informasi penjualan coklat sebagai komponen utama dengan memasukkan data penjualan, data stock barang, data pembelian bahan baku dan data konsumen.

Dfd penjualan coklat level 1

Penjelasan:
Dalam DFD level 1 proses penjualan, data pembelian bahan baku dari supplier dan data biodata konsumen online dimasukkan kedalam sistem pengolahan data gabungan. Kemudian data pemesanan barang, dan data penjualan online dari konsumen online, serta data penjualan tunai dari konsumen tunai di masukkan ke dalam sistem pengolahan data penjualan. Untuk kemudian pengolahan data gabungan yang berisi data konsumen, data suppier, dan data stock barang, pengolahan data penjualan yang berisi data penjualan diberikan ke owner.

Dfd Penjualan coklat level 2

Penjelasan:
Dalam DFD level 2 penjualan coklat diatas, terminator konsumen tunai mempunyai sumber data konsumen tunai dan terminator konsumen online mempunyai sumber data konsumen online yang alur datanya menuju proses 2.1 pengolahan data konsumen. Terminatr supplier mempunyai sumber data pembelian bahan baku, alur datanya menuju 2.2 pengolahan data barang. Proses 2.1 pengolahan data konsumen dan proses 2.2 pengolahan data barang yang alurnya menuju terminator owner.

Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan (dalam DFD). ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data. Dengan ERD, model dapat diuji dengan mengabaikan proses yang dilakukan.

ERD PENJUALAN COKLAT

Penjelasan:
Produk merupakan entitas yang mempunyai atribut harga_satuan , kode_jenis_coklat, kode_stock_coklat , dan tanggal_kadaluarsa. Terdapat penghubung antara beda entitas dan beda atribut.  Relasi penjualan dengan atribut tanggal_penjualan , kode_penjualan, kode_jenis_coklat, jumlah_coklat_terjual.  Terdapat penghubung antara relasi penjualan dengan entitas supplier dengan atribut id_supplier, alamat, nama, kode_jenis_kelamin serta entitas konsumen online dengan atribut kode_konsumen_online, nama, alamat dan juga entitas konsumen tunai dengan atribut kode_konsumen_tunai dan alamat.

Sumber : http://astridkusumadewi.blogspot.com/2012/08/sistem-informasi-penjualan-coklat.html